Διαχείριση Παραγγελιών

Η σελίδα Παραγγελίες αποτελεί το κεντρικό σημείο διαχείρισης των αιτημάτων των πελατών σας. Εδώ μπορείτε να δείτε, να αναζητήσετε και να επεξεργαστείτε όλες τις παραγγελίες που έχουν εισαχθεί στο σύστημα, αυτόματα από το e-shop σας, ή αν σας έχει δοθεί πρόσβαση, να δημιουργείτε χειροκίνητες παραγγελίες.

Πίνακας Παραγγελιών

Στον πίνακα παραγγελιών εμφανίζονται όλες οι καταχωρημένες παραγγελίες με τα εξής στοιχεία:

Στήλη	Περιγραφή
Αριθμός Παραγγελίας	Μοναδικός κωδικός με δυνατότητα αντιγραφής
Κατάστημα	Το κατάστημα προέλευσης
Κατάσταση	Badge με χρωματική κωδικοποίηση (συμπεριλαμβανομένης της κατάστασης «Παραλαβή από Κατάστημα»)
Προϊόντα	Σύνοψη προϊόντων με tooltip λεπτομερειών
Courier	Logo courier, αριθμός voucher
Συνολικό Ποσό	Τελική αξία παραγγελίας
Κόστος Αποστολής	Κόστος μεταφοράς
Αντικαταβολή	Ποσό αντικαταβολής (COD)
Στοιχεία Πελάτη	Όνομα, Email, Τηλέφωνο
Διεύθυνση	Πλήρης διεύθυνση παράδοσης
Μέθοδος Πληρωμής	Τρόπος πληρωμής
Ημερομηνία	Ημερομηνία δημιουργίας

Καρτέλες ανά Courier

Στο πάνω μέρος του πίνακα υπάρχουν καρτέλες (tabs) που σας επιτρέπουν να φιλτράρετε τις παραγγελίες ανά εταιρεία courier:

• Όλες: Εμφάνιση όλων των παραγγελιών
• Καρτέλα για κάθε ενεργοποιημένο courier (ACS, Γενική, κ.λπ.)

Αναζήτηση και Φίλτρα

Γρήγορη Αναζήτηση

Χρησιμοποιήστε την μπάρα αναζήτησης για να βρείτε παραγγελίες με βάση:

• Αριθμό παραγγελίας
• Όνομα πελάτη
• Τηλέφωνο
• Email

Προηγμένα Φίλτρα

Φίλτρο	Περιγραφή
Κατάστημα	Επιλογή ενός ή περισσοτέρων καταστημάτων
Κατάσταση	Σε Εκκρεμότητα, Σε Επεξεργασία, Ολοκληρωμένη, κ.λπ.
Courier	Φιλτράρισμα ανά εταιρεία courier
Μέθοδος Πληρωμής	Αντικαταβολή, Κάρτα, κ.λπ.
Ημερομηνίες	Επιλογή εύρους ημερομηνιών (Από - Έως)
Χωρίς Voucher	Εμφάνιση μόνο παραγγελιών χωρίς αποστολή

Δημιουργία Χειροκίνητων Παραγγελιών

Για να εμφανιστεί το κουμπί Νέα Παραγγελία στη σελίδα παραγγελιών, ο πελάτης πρέπει πρώτα να έχει λάβει πρόσβαση από τον διαχειριστή. Όταν η πρόσβαση είναι ενεργή, ο πελάτης μπορεί να δημιουργεί χειροκίνητες παραγγελίες από τη σελίδα παραγγελιών.

Δεν είναι απαραίτητο να προσθέσετε προϊόντα σε μια χειροκίνητη παραγγελία, μπορείτε να συμπληρώσετε το μερικό σύνολο και τα έξοδα αποστολής, και το σύστημα θα υπολογίσει το τελικό σύνολο.

Αν όμως θέλετε να προσθέσετε προϊόντα, όταν η φόρμα δημιουργίας παραγγελίας έχει συμπληρωθεί, μπορείτε να πατήσετε το κουμπί Προσθήκη Προϊόντων και να εισάγετε το όνομα, την τιμή και την ποσότητα για κάθε προϊόν. Το σύστημα θα ενημερώσει αυτόματα τα σύνολα.

1. Πατήστε το κουμπί Νέα Παραγγελία (πάνω δεξιά)
2. Συμπληρώστε τα πεδία της φόρμας:
   • Στοιχεία Αποστολέα
     • Όνομα Πελάτη
     • Τηλέφωνο
     • Email
   • Διεύθυνση Αποστολής
     • Διεύθυνση
     • Πόλη
     • Ταχυδρομικός Κώδικας
     • Χώρα
   • Στοιχεία Αποστολής
     • Παραλαβή από το κατάστημά μας (toggle) (βλ. Παραλαβή από Κατάστημα)
     • Courier (υποχρεωτικό αν δεν είναι ενεργό το toggle)
   • Στοιχεία Πληρωμής
     • Μέθοδος Πληρωμής
     • Κόστος Αντικαταβολής (εμφανίζεται μόνο όταν η μέθοδος είναι αντικαταβολή)
   • Σύνολα & Σημειώσεις
     • Προϊόντα (αν και εφόσον προστεθούν)
     • Ενδιάμεσο Σύνολο
     • Κόστος Αποστολής
     • Σύνολο
     • Σημειώσεις Παραγγελίας
3. Πατήστε Δημιουργία Παραγγελίας για να αποθηκεύσετε την παραγγελία

💡 Δημιουργία από υπάρχουσα αποστολή: Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια νέα παραγγελία με βάση μια υπάρχουσα αποστολή, μέσω της ενέργειας Νέα Αποστολή από τη λίστα αποστολών, τον πίνακα παραγγελιών ή τη σελίδα προβολής παραγγελίας (βλ. Αποστολές & Vouchers). Τα στοιχεία θα μεταφερθούν προ-συμπληρωμένα στη φόρμα.

Ενέργειες Παραγγελίας

Μεμονωμένες Ενέργειες (ανά παραγγελία)

Ενέργεια	Περιγραφή
Προϊόντα	Προβολή αναλυτικής λίστας προϊόντων
Νέα Αποστολή	Δημιουργία νέας παραγγελίας με βάση την υπάρχουσα (με ή χωρίς προϊόντα) - εμφανίζεται μόνο για παραγγελίες με voucher (βλ. Αποστολές & Vouchers)
Δημιουργία & Εκτύπωση Voucher	Δημιουργεί voucher και ανοίγει εκτύπωση
Εκτύπωση Voucher	Εκτύπωση υπάρχοντος voucher
Διαγραφή Voucher	Ακύρωση voucher (μόνο εντός 24 ωρών)
Διαχείριση COD	Σήμανση πληρωμής αντικαταβολής
Διαγραφή	Αφαίρεση παραγγελίας (μόνο χωρίς voucher)
Σήμανση ως Παραλήφθηκε	Ολοκλήρωση παραγγελίας «Παραλαβή από Κατάστημα» (μόνο για παραγγελίες που έχουν χαρακτηριστεί ως Store Pickup)

Μαζικές Ενέργειες

Επιλέξτε πολλαπλές παραγγελίες με τα checkboxes και εκτελέστε:

Ενέργεια	Περιγραφή
Δημιουργία & Εκτύπωση Vouchers	Μαζική δημιουργία vouchers
Διαγραφή Vouchers	Μαζική ακύρωση (εντός 24 ωρών)
Διαγραφή Παραγγελιών	Μαζική αφαίρεση (χωρίς voucher)

Σύνοψη πριν τη μαζική δημιουργία

Όταν τουλάχιστον μία επιλεγμένη παραγγελία χρειάζεται νέο voucher, η Δημιουργία & Εκτύπωση Vouchers ανοίγει πρώτα ένα παράθυρο επιβεβαίωσης με σύνοψη: πόσα νέα vouchers θα εκδοθούν ανά courier (π.χ. «35 παραγγελίες: 20 ACS Courier · 10 Box Now · 5 Γενική Ταχυδρομική.»), πόσες δεν έχουν courier και πόσες έχουν ήδη voucher και απλώς θα ξανατυπωθούν. Από κάτω εμφανίζονται οι παραγγελίες που θέλουν προσοχή, όπως λείπει ΤΚ, διεύθυνση ή τηλέφωνο, ή Box Now χωρίς θυρίδα (αυτές παραλείπονται). Εμφανίζονται έως 10 παραγγελίες και για τις υπόλοιπες μόνο το πλήθος. Οι υπόλοιπες προειδοποιήσεις είναι ενημερωτικές και δεν μπλοκάρουν τη δημιουργία. Αν όλες οι επιλεγμένες παραγγελίες έχουν ήδη voucher, η εκτύπωση ξεκινά απευθείας χωρίς παράθυρο.

Αποτέλεσμα μαζικής δημιουργίας

Στο τέλος εμφανίζεται μήνυμα με τα σύνολα όλης της μαζικής, π.χ. «Δημιουργήθηκαν 31 νέα vouchers, 3 υπήρχαν ήδη, 1 απέτυχαν. Το PDF θα κατεβεί αυτόματα.». Αν κάποιες παραγγελίες απέτυχαν, ακολουθεί μήνυμα Ειδοποίηση με μία γραμμή ανά παραγγελία και το όνομα του courier μπροστά. Οι παραγγελίες που απέτυχαν δεν χρεώνονται και οι υπόλοιπες προχωρούν κανονικά.

Τα vouchers όλων των courier βγαίνουν σε ένα PDF. Με την τετραπλή εκτύπωση (4 ανά Α4) οι ετικέτες συνεχίζουν από courier σε courier χωρίς μισοάδεια φύλλα. Για όλη τη διαδικασία, από την επιλογή μέχρι την παράδοση στον οδηγό, δείτε το Βραδινό Πακετάρισμα.

Σημείωση

Οι παραγγελίες Store Pickup (παραλαβή από κατάστημα) εξαιρούνται από τις μαζικές ενέργειες δημιουργίας voucher λόγω της ιδιαίτερης διαδικασίας τους.

Οι παραγγελίες Box Now (θυρίδες) συμμετέχουν στη μαζική δημιουργία. Όσες δεν έχουν επιλεγμένη θυρίδα παραλείπονται και αναφέρονται στο παράθυρο της ενέργειας. Δείτε Μαζική δημιουργία vouchers Box Now.

Δημιουργία Voucher

Όταν πατήσετε "Δημιουργία Voucher":

1. Επιλέξτε Courier: Εμφανίζονται όλες οι ενεργοποιημένες εταιρείες courier με τα λογότυπά τους
2. Επιπλέον Υπηρεσίες (προαιρετικά):
   • ☑️ Παράδοση Σάββατο
   • ☑️ Παράδοση/Παραλαβή
   • ☑️ Παραλαβή από Υποδοχή
3. Επιβεβαίωση: Το σύστημα επικοινωνεί με την εταιρεία courier και λαμβάνει τον αριθμό αποστολής

Σημείωση για διαγραφή

Η Διαγραφή Voucher είναι διαθέσιμη μόνο για vouchers που δημιουργήθηκαν τις τελευταίες 24 ώρες, μόνο για courier που υποστηρίζουν αυτή τη λειτουργία, υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις. Μετά από αυτό το διάστημα η ενέργεια εξαφανίζεται αυτόματα.

Διαγραφή και Επαναφορά Παραγγελίας

Μια παραγγελία διαγράφεται μόνο όταν δεν έχει ενεργό voucher. Μετά τη διαγραφή δεν ξαναέρχεται από το κατάστημα, ακόμη κι αν το κατάστημα στείλει νέα ειδοποίηση για αυτήν.

Για να τη φέρετε πίσω:

1. Στα φίλτρα του πίνακα ορίστε Διαγραμμένες σε Μόνο διαγραμμένες
2. Στη γραμμή της παραγγελίας πατήστε Επαναφορά και επιβεβαιώστε

Η επαναφορά δεν γίνεται όταν:

• υπάρχει ήδη ενεργή παραγγελία με τον ίδιο αριθμό
• η παραγγελία διαγράφηκε μαζί με το voucher της (επικοινωνήστε με την υποστήριξη)

Η επαναφερμένη παραγγελία ενημερώνεται από το κατάστημα στην επόμενη αλλαγή της. Στις διαγραμμένες παραγγελίες δεν γίνεται μαζική επιλογή.

Επανεκτύπωση Voucher

Αν θέλετε να εκτυπώσετε ξανά ένα voucher που έχει ήδη δημιουργηθεί:

Βήμα 1 - Εμφάνιση παραγγελιών με voucher

Από προεπιλογή, ο πίνακας εμφανίζει μόνο παραγγελίες χωρίς voucher. Για να δείτε παραγγελίες που έχουν ήδη voucher:

1. Πατήστε το κουμπί Φίλτρα (πάνω δεξιά στον πίνακα)
2. Βρείτε το φίλτρο «Χωρίς Voucher»
3. Απενεργοποιήστε το toggle (γίνεται γκρι)
4. Πατήστε Εφαρμογή Φίλτρων

Τώρα εμφανίζονται όλες οι παραγγελίες, συμπεριλαμβανομένων αυτών με voucher.

Βήμα 2 - Εκτύπωση

Βρείτε την παραγγελία και πατήστε «Εκτύπωση Voucher» από το μενού ενεργειών (εικονίδιο φορτηγού 🚚).

Μαζική Επανεκτύπωση

Για να εκτυπώσετε vouchers πολλών παραγγελιών ταυτόχρονα:

1. Απενεργοποιήστε το φίλτρο «Χωρίς Voucher» (βλ. παραπάνω)
2. Επιλέξτε τις παραγγελίες με τα checkboxes
3. Από το μενού στο κάτω μέρος επιλέξτε «Εκτύπωση Vouchers»

TIP

Αν επιλέξετε παραγγελίες με και χωρίς voucher, το σύστημα δημιουργεί vouchers για όσες δεν έχουν και εκτυπώνει όλες μαζί.

Προβολή Παραγγελίας

Κάνοντας κλικ σε μια παραγγελία, εμφανίζεται η αναλυτική καρτέλα με:

• Βασικές Πληροφορίες: ID, Κατάσταση, Ημερομηνία, Σημειώσεις
• Οικονομικά Στοιχεία: Υποσύνολο, Αποστολή, Αντικαταβολή, Σύνολο
• Στοιχεία Πελάτη: Ονοματεπώνυμο, Email, Τηλέφωνο
• Διεύθυνση Αποστολής: Πλήρης διεύθυνση, Πόλη, ΤΚ
• Tracking: Χρονολόγιο εξέλιξης αποστολής
• Προϊόντα: Αναλυτικός πίνακας με ποσότητες και τιμές

Παραλαβή από Κατάστημα (Store Pickup)

Ορισμένες παραγγελίες μπορεί να προορίζονται για παραλαβή από το φυσικό κατάστημα αντί για αποστολή με courier. Αυτές αναγνωρίζονται αυτόματα από το σύστημα βάσει των κανόνων που έχετε ορίσει ανά κατάστημα (βλ. Οδηγό Καταστημάτων).

Πώς αναγνωρίζονται

• Στη στήλη Κατάσταση εμφανίζεται το badge Παραλαβή από Κατάστημα
• Οι ενέργειες courier (Δημιουργία Voucher, Εκτύπωση) κρύβονται - δεν χρειάζεται να εκδοθεί voucher
• Παραμένουν οι λοιπές ενέργειες (Προϊόντα, Διαγραφή κ.λπ.)

Ολοκλήρωση Παραγγελίας

Όταν ο πελάτης παραλάβει την παραγγελία από το κατάστημα:

1. Εντοπίστε την παραγγελία στον πίνακα
2. Από το μενού ενεργειών, επιλέξτε Σήμανση ως Παραλήφθηκε
3. Η κατάσταση αλλάζει σε Ολοκληρωμένη και το σύστημα ενημερώνει το e-shop σας

TIP

Οι παραγγελίες Store Pickup εξαιρούνται από τη μαζική δημιουργία vouchers. Η χρέωση από το CourierHub γίνεται κανονικά βάσει της συμφωνίας σας.